段取りを良くするためのコツを10個お伝えします
①準備が大事
1つのことに取り掛かる時に前もって準備が必要です。
具体的に日時、場所、必要な物、そして何をどの時間帯にするのか
何人必要で何時までかかるかなど管理する必要があります。
準備もなしに当日を迎えるのは恐ろしいことです。
②失敗があれば手記を取り来年に繋げる
来年と言わずに例えば日常生活でもこれは良くなかったな別の選択肢を取ろう
ということは多々あると思います。今年のこの部分は課題が多かったなと感じたら
その時に周りと共有しましょう。そして来年いる人に伝えられたら
それは失敗から生まれた成果です。
③1日のやるべきことを紙に書き終わったら線を引いていく
これは僕が実際にやっていることです。1枚の紙に今日やるべきことをまとめて書きます。9時に〇〇をする。11時半に会議。などそう言って書いた物を実行したら横線を引いてわかりやすくします。やるべきことを達成し視覚化するのは気持ちの良いことです。
④物事に順序を決める
職場にいると必ず電話対応があることでしょう。
そう言った際にまずは電話にでます。そのあと、担当の人が忙しいようだったら伝言を承り伝える。このときネットを使いやりとりをすれば履歴が残るので送り忘れ、伝え忘れを防げます。またどうしても急ぎの仕事がある場合は折り返し電話をするように伝えましょう。順序を決めるということはいつするかを自分で決めるということです。
⑤分からないことは必ずすぐ聞く
社内でみんなが忙しそうにしていたら声がかけづらいことでしょう。しかし、分からないことはすぐ聞きましょう。やり直しになれば2度手間がかかりますし、あやふやなまま進めていけばそれなりの結果になることが容易に想像できます。そして聞こうと思った時、相手が忙しそうだったら相手の立場を見計らったりネットでのやり取りでご都合の良い時に教えてくださいというお願いをする低姿勢で聞くと向こうも快く教えてくれるはずです。そうでない場合は仕事を変えるべきですよ。
⑥過度に奉仕しない
これは説明をするためにこれはこうで、それでこうするとこうなります。
というふうに長ったらしく説明したり、分かりやすく工夫しようしてかえって
物事の肝心な点が伝わらないことに気をつけましょうという意味です。
恋愛で例えるなら、大好き。という一言ではどこが?となりますが、貴女のこういう点と
こういうところとそういうところと〜〜と多い分には嬉しいことですね。
しかし結局何が言いたいの?となります。
だからこそ簡潔に分かりやすく。「貴女の綺麗な心が僕は1番好き」
というように的確に伝えましょう。
仕事でも何でも過剰にすればいいというものではないのです。
⑦知識と体力、そして気力を鍛えておく
知識があれば全てにおいて役に立ちます。がしかし、実行するには体力が必要で時には気持ちが沈みやる気が起きない時もあるでしょう。その時必要なのは再起する力です。
立ち上がるためには体力と気持ちを穏やかにする方法を知る必要がありますね。
知識は本で学んだり実際に経験を得て学習できますが体力と気力は本人の努力次第です。
⑧5分時間が空いたら予定表を見返す
予定表とはその月の予定や2ヶ月先の予定を見たり今日やるべきことを書いた
紙を見返すのも効果的です。やるべきことを把握しているのは大事ですが
進捗度、どれくらい進んだかを理解していることも大切です。
⑨頻度を計算する
これはゲームで例えると分かりやすいだろう。効率を良くするということだ。
例えばりんごを10個までしか1度に作れない場合は土地を増やす。
こうすれば1度に20個作れて10個分は余裕ができる。
仕事に置き換えるならば日常的にする変わらない仕事があれば
まとめて予定表に打ち込んだり来月も同じことをするならば
必要な場所を予め全て予約したりするということだ。
大抵来月のことは今月わかっているものだ。そして会社勤めであれば
年間の予定が大まかに決まっていて当然なのだ。
⑩自分の希望を簡潔に伝える
相手にこう動いてほしいと願ったところで頼まない限りそう動いてくれません。
サッカーやバスケ、野球にテニスありとあらゆる競技でもアイコンタクトや
呼びかけが必要になります。考えても見てください。お互い無言で勝負をしていたら
この人たちはどうやって連携をとっているんだ?と疑問に思うはずです。
相手に快く動いてもらうためにそして自分の仕事を難なくこなすためには
ご多忙なところ恐縮ですが急ぎでやってほしい事があります。と伝えたり
頼まれた仕事はここまで終わりました確認をお願いします。
このように小まめに連絡をとれば自分も周りのみんなも
一緒に行動をともにできるので前へと進んでいけることでしょう。
貴女の人生がより豊かなものになりますように⭐️
参考文献:鈴木真理子(2019)「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣
明日香出版社